VRS - Fujitsu digitalizálás és archiválás

A VirtualReScan működése  

Az üzleti dokumentumok hatékony feldolgozásához egy archiváló szkenner önmagában nem elegendő, ugyanis egy jó archiváló szkenner csak félig oldja meg a problémát, mindössze annyit érünk el vele, hogy a papír alapú dokumentumokat átalakítjuk elektronikus formátumra. Gondoljunk bele, ezzel a problémát alapvetően nem oldottuk meg: eddig egy halom papírunk volt, most egy halom fájlunk lett, az információról azonban továbbra sem tudunk semmit. Az archiválás célja nem az, hogy a dokumentumokat papír helyett beszkennelt TIFF képek formájában tároljuk el, hanem az, hogy a beszkennelt dokumentumok képe bekerüljön egy feldolgozó rendszerbe, mely osztályozza, és kereshető infomációvá konvertálja azt. Ehhez persze többnyire intelligens technológiákat használunk, mint például a szövegfelismerés, vonalkód felismerés, jelölő mezők értelmezése, stb. Az eredmény már nem képek halmaza lesz, hanem adatbázisba rendezett visszakereshető adatok, információk, ami alapján üzleti folyamatainkat hatékonyabbá, eredményesebbé és gyorsabbá tehetjük. Ebből is látható, hogy a feldolgozó szoftverek (szövegfelismerő, vonalkod felismerő, indexelő, stb.) számára rendkívül fontos az, hogy a beszkennelt képen lévő adatok (szövegek, számok, vonalkódok, stb.) mennyire olvashatok, ugyanis ezen szoftverek felismerési pontossága nagymértékben függ a bemeneten lévő dokumentumok képének minőségétől.



Tökéletes képek


A Kofax VRS a kötegben lévő dokumentumok mindegyikéről automatikusan az arról kinyerhető legjobb képminőséget hozza ki. Legyen az halvány ceruzával írt kézírás, kávéval leöntött vonalkód, többpéldányos számla utolsó példányai - amin már szabad szemmel is alig látni valamit. A VRS a dokumentumon lévő hasznos információkat kiemeli, míg a dokumentum hátterét (elsárgult papír, változó háttér) elnyomja. Az eredmény: jobban olvasható karakterek, hatékonyabban felismerhető vonalkódok, tökéletesebb képek – mindez kisebb fájméret mellett.



Nem kell a dokumentumokat újra szkennelni


A hagyományos rendszerek legköltségesebb pontja a minőségellenőrzés. Ha a már beszkennelt dokumentumokat minőségi okok miatt (olvashatatlan, túl sötét, túl világos, túl zajos, stb.) újra kell szkennelni. Ilyenkor a problémás dokumentumokat újra elo kell keresni, elmenni érte, előkészíteni, újra berakni az adagolóba, a szkennert koptatni vele, stb. A Kofax VRS a dokumentumról kinyerhető legjobb minőséghez szükséges módosításokat valós időben végzi el minden egyes dokumentumnál, az újraszkennelés ezáltal feleslegessé válik.



Könnyebben továbbítható, visszakereshető képek


Nem gond, ha egy dokumentum változatos: egyik része sötétebb, a másik pedig halványabb. A VRS ugyanis nem az egész oldal átlagát figyeli, hanem annak minden egyes apró részletét megvizsgálja. Így a dokumentumon lévő szöveg akkor is olvasható lesz, ha egyik részén fehér alapon világosszürke, másik részén viszont közel fekete alapon sötétszürke betűk, vagy számok találhatók. A Kofax VRS a beszkennelt dokumentumok képén a zajos hátteret elnyomja, a szövegek körüli árnyékokat eltávolítja, a karaktereket viszont kiemeli, ezáltal a jobb olvashatóság mellett rendkívül kis fájlméretek keletkeznek, melyeket könnyebben, gyorsabban lehet hálózaton, vagy internetentovábbítani, visszakeresni.



Automatikus színérzékelés (Auto Color Detect, ACD)


A Kofax VRS 4.1 használatával nem kell többé a szkenner adagolójába tett színes és fekete-fehér dokumentumokat szétválogatni. A VRS 4.1 képes felismerni, hogy a melyik dokumentum színes és melyik nem, majd a színes dokumentumokat automatikusan színes üzemmódban szkenneli be, míg a fekete-fehér dokumentumokat fekete-fehérben. Ezáltal jelentős időt takaríthatunk meg, hiszen nem kell a szkennelés előtt a dokumentumokat manuálisan előszortírozni, szeparátor, vagy patch-kódokat tartalmaző lapokat beiktatni a kötegbe. A VRS 4.1 technológia a teljes színes dokumentumot analizálja, majd az azon lévő háttérszín telítettségét is vizsgálva a hátteret egy színre konvertálja, amit azután a színkiejtés technikájával tetszőlegesen akár el is távolíthatunk úgy hogy a dokumentumon található színes részek (pecsét, aláírás, szövegkiemelővel áthúzott szövegek) mind színesben maradhatnak. Ezzel az új eljárással a dokumentumok csak a legszükségesebb helyeken maradnak színesben, ugyanis a színes háttér teljesen eltávolítható és ezáltal a keletkező fájlméretek a hagyományos RGB színes fájlokhőz képest közel 40%-al kisebbek lesznek.



Könnyen használható


A VRS használatával a szkennelés rendkívül könnyűvé válik. A szkenner operátornak nem kell különleges felkészültséggel rendelkeznie, nem kell tudni hogy melyik szűrő mit csinál, melyik beállítás milyen hatással van a dokumentumra, az eredmény mégis olyan lesz, mintha a legprofibb szakember végezte volna el a feldolgozást. A kezelőnek mindössze annyit kell tenni, hogy feltöltse a szkenner adagolóját, rákattintson a szoftverben a SCAN gombra, majd hátradőlhet. A többit a VRS elvégzi.



Minimális előkészítéssel a feldolgozás azonnal indítható


Vegyük számba, hogy általában miért kell szkennelés előtt a feldolgozandó dokumentumokat szortírozni, előkészíteni. Ki kell venni a gémkapcsokat, tűzőkapcsokat, hogy a szkenner ne egyben húzza be az összetűzött dokumentumokat, a tűzőkapcsok ne károsítsák a szkennert fizikailag. Az álló és fekvő dokumentumokat általában szét kell válogatni, az álló dokumentumokat álló, míg a fekvő dokumentumokat külön-külön fekvő módban kell beszkennelni, vagy pedig a rosszul beszkennelt oldalakat szoftveresen utólag elforgatni. Gyakori, hogy szét kell válogatni a feldolgozni kívánt egyoldalas és kétoldalas dokumentumokat is, a színes és fekete-fehér dokumentumokat szintén. A Kofax VRS nemcsak arra képes, hogy automatikusan detektálja a színes és a fekete-fehér dokumentumokat, hanem képes figyelni a dokumentumok tartalmát is, így ha egy dokumentumot fekvő pozícióban helyezünk a szkenner adagolójába, míg a szöveg álló módban található rajta, akkor a VRS ezt automatikusan elforgatja a feldolgozás során, így minden dokumentum a megfelelő módon lesz tárolva a rendszerben függetlenül attól, hogy az hogyan lett a szkenner adagolójába berakva. A VRS ezen felül azt is figyeli, hogy a kötegben lévő dokumentum egyoldalas, vagy kétoldalas, így ezeket sem kell szétválogatni többé, ugyanis ha a VRS érzékeli, hogy az adott dokumentum hátoldala teljesen üres, akkor ennek képét nem fogja eltárolni, hiszen ez érdemben semmilyen információt nem tartalmaz, tehát felesleges az egyoldalas dokumentum üres hátoldalát is eltárolni, hiszen csak a keletkezett fájlok számát szaporítanánk vele. Nos, amint az látható, a VRS az összetűzött dokumentumokból nem tudja még kiszedni a tűzőkapcsokat, de szinte minden mást elvégez, így az előkészítésre fordított idő jelentősen lecsökkenthető.



Üres oldalak intelligens felismerése


A VRS 4.1 képes beazonosítani, hogy a dokumentumok hátoldalán található információ hasznos adat, vagy csak a dokumentum front oldalának átlátszó képe. Amennyiben a VRS detektálja, hogy a hátoldalon látható kép minden részlete a dokumentum front oldaláról származik, úgy a hátoldal képe automatikusan törlésre kerül. Amennyiben viszont a dokumentum hátoldalán akár minimális adat is detektálható, úgy a dokumentum képének hátoldala is elmentésre kerül. Természetesen az, hogy mi minősülhet üres oldalnak és mi nem, a felhasználő által is interaktív módon szabályozható, így nem fordulhat elő, hogy egy halvány, szabad szemmel is alig látható, ám hasznos információ törlésre kerüljön.



Fejlett képtisztítás


A VRS 4.1 számára nem okoz problémát az olyan speciális dokumentumok kezelése, amelyek a hagyományos fényerő, kontraszt, küszöbszint alapbeállításokkal nem feldolgozhatók. Ilyenek például a repülőjegyek, vizsgalapok, vagy más olyan dokumentumok, melyek apró mintás háttere zavarhatja a pontos feldolgozást. A fejlett képtisztítás képes a bonyolult mintázatú háttérrel rendelkező dokumentumokat is feldolgozni, a szkennelés sebességének csökkenése nélkül.



Háttérszín kiegyenlítése


Számos esetben a színes üzleti dokumentumok háttérszine egyszínű, melyek fekete-fehér szkennelés esetén a hasznos adat kinyerése mellett többnyire eltávolításra kerülnek, hiszen hasznos információt nem tartalmaznak. Vannak viszont olyan esetek, amikor egy cég feldolgozó rendszere megköveteli, hogy a dokumentumokat színes üzemmódban kelljen beszkennelni, ami 24 bites színes szkennelés esetén jelentős fájlméret növekedéssel jár. A VRS 4.1 képes a színes dokumentumok háttérszínét analizálva azt kiegyenlíteni oly módon, hogy a zajpöttyöket a háttérszín domináns színére cseréli. Az így homogenizált háttérszínnel a dokumentum egyrészt sokkal olvashatóbb lesz, a szövegfelismerés hatásfőka is javul, másrészt az így keletkező fájlméret is sokkal kiesebb lesz.



Megnövelt felismerési pontosság


Mivel a szövegfelismerő (OCR), vonalkód felismerő és más felismerő (OMR, IMR) szoftverek számára a megfelelő pontosság eléréséhez rendkívül fontos a szkennelt képek minősége, ezért a VRS kiemelt jelentőséget tulajdonít ennek. A Kofax VRS analizálja, hogy egy beszkennelt képen található pötty az a háttér szennyezettségéből adódó zajpötty, vagy pedig egy szakadozott karakter szerves része. Amennyiben a pötty mellett közvetlenül más pöttyök is vannak és ezek halmaza egy karakterre, vagy számra hasonlít, akkor a VRS képes ezen karakterek hiányzó részeit automatikusan pótolni, míg a háttér zajpöttyeit viszont elnyomni. Ezzel a technológiával a szövegfelismerés hatásfoka tesztek szerint akár 25-30% mértékben is javítható.



Lássuk a különbséget!


Az alábbi képek jól ábrázolják egy üzleti dokumentum többféle módban szkennelt képei között lévő jelentős különbségeket.

Míg az első képen (original) a dokumentum eredeti kinézete látható színes üzemmódban beolvasva, addig a második képen (With VRS) ugyanez fekete-fehér üzemmódban VRS segítségével, a harmadik képen (Without VRS) pedig VRS nélkül lett beolvasva.

 

Az egyes képekre kattintva kinagyítva is láthatjuk a különbségeket!


 






 

 





 








Különbségek a VRS és a szkennerrel érkező meghajtók között


A legtöbb dokumentum szkennerhez általában mellékelnek egy TWAIN és egy ISIS drivert, melyet alapáron kap a felhasználó, valamint a legtöbb szkennerhez általában érkezik valamilyen egyszerűbb szkennelő program is.

Ezek azonban nem összekeverendők a VRS-el, a VRS ugyanis a dokumentum szkennerekhez olyan kiegészítő lehetőségeket ad, melyre a szkennerek az alapáron érkező szoftvereikkel nem képesek.

Természetesen számos dokumentum szkenner képes jó képeket előállítani és a legtöbb dokumentum TWAIN, vagy ISIS meghajtója képes arra, hogy egészen nehezen olvasható (túl világos, túl sötét, túl szennyezett, stb) dokumentumokból jó eredménnyel produkáljon elfogadható képet. azonban azt fontos kiemelni, hogy ezek az alapáron érkező meghajtók (TWAIN, ISIS) nem képesek sorozatszkennelés esetén a kötegben lévő dokumentumok mindegyikéről automatikusan és valós időben kiszámolni, hogy melyek a legoptimálisabb fényerő, kontraszt, stb. értékek, melyek az adott oldalről kinyerhető legjobb eredmény eléréséhez szükségesek. Az interaktivitás is rendkívül fontos, ugyanis a VRS-ben konfigurálható, hogy a feldolgozás során melyek legyenek azok a határok, amik között a rendszer automatikusan végezze a dolgát és, hogy az ezen beállításokon kívül eső esetekben kérjen a szkenner operátortol manuális beavatkozást.

Az alapmeghajtók tehát képesek arra, hogy a fényerő, kontraszt, küszöb, stb. manuális megváltoztatásával egész jó eredményt lehessen elérni sok esetben, ezeket a módosításokat viszont minden esetben manuálisan kell elvégezni (a rendszer nem automatikus), ami a feldolgozást jelentősen lelassítja és rendkívül költségessé teszi.

Ez könnyen modellezhető egy pl 90 lap/perces szkennerrel: VRS alkalmazása nélkül a feldolgozást állandóan meg kell állítani, hiszen ezek a meghajtók nem tudnak minden oldalra automatikusan küszöbszinteket, fényerőt, stb. módosítani. Ekkor hiába tud a szkenner percenként 90 lapot beolvasni, a tényleges feldolgozás sebessége a manuális beavatkozások miatt drasztikusan lecsökken.

A VRS ezen felül nemcsak arra képes, hogy a kötegben lévő dokumentumok mindegyikéhez automatikusan módosítja a szükséges beállításokat, hanem számos egyéb olyan dologgal rendelkezik (Auto Color Detect, tartalomtól függő elfogatás, stb), melyet egyetlen szkenner meghajtó sem képes a jelenleg kapható dokumentum szkennerek közül.

Röviden összefoglalva: a VRS létjogosultsága produktív használatában rejlik:a legtöbb dokumentum szkennert ismeri és támogatja, mindegyikhez olyan plusz szolgáltatásokkal vértezi fel, melyet az adott szkenner önmagában, saját meghajtóját alkalmazva nem képes elvégezni.



Összegezve tehát: Kevesebbet kell tennünk és többet kapunk


A VRS a dokumentum tartalma alapján automatikusan olvasható pozícióba forgatja a beolvasott képet.

 

A VRS a szkennelés során a színes dokumentumokat színes üzemmódban, a fekete-fehér dokumentumokat fekete-fehér üzemmódban olvassa be. Mindezt automatikusan, a szkenner beállításainak megváltoztatása, vagy patch kódokat tartalmaző lapok nélkül.

A VRS pótolja a szakadozott karakterek hiányzó részeit, ezáltal jelentősen megnöveli a szövegfelismerés (OCR) hatásfokát.

 

A VRS kiegyenlíti a háttér színeit, kiemeli a hasznos adatőkat, emellett kisebb fájlméreteket állít elő.  

Termékek & szolgáltatások